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ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

来源:网络收集 点击数: 时间:2018-01-31
 
理解报表

  用窗体显示数据虽然很好,但有时要把这些数据打印在纸上,那该怎样办呢? 方法很复杂,在Access中有1个“报表”对象,这个对象就能够协助你完成将数据打印在纸上。

  我们先理解1下“报表”。在Access中应用“报表”来打印格式数据是1种10分无效的办法。由于“报表”为检查和打印概括性的信息提供了最灵敏的办法。 我们可以在“报表”中控制每一个对象的大小和显示方式,并可以依照所需的方式来显示相应的内容。我们还可以在“报表”中添加多级汇总、统计比拟,乃至加上图片和图表。

  “报表”和窗体的建立进程根本是1样的,只是终究1个显示在屏幕上,1个显示在纸上;窗体可以有交互,而“报表”没有交互罢了。

 

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

 

 

应用自动报表建立报表

  我们用“自动报表”来建立1个“报表”。如今我们翻开1个数据库,在数据库窗口左边的选项卡上选择“报表”对象。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  单击“数据库”窗口中的“新建”按钮,这时候在屏幕上就会弹出1个“新建报表”的对话框,将鼠标移动到这个对话框里的列表框中,选择“自动创建‘报表’表格式”,并在对象数据的来源表或查询提示左面的下拉框左面的向下按钮上单击,在弹出的下拉列表中单击“客户信息报表”选项,单击“肯定”按钮。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  如今屏幕上就显现了我们制做的“报表”的模仿显示款式了。

 

应用“报表”导游建立“报表”

  首先双击数据库窗口中创建方式栏中的“应用导游创建报表”项,这时候在屏幕上会弹出1个对话框“报表导游”,以下图。这个窗口中要求我们肯定“报表”上应用哪些字段,这和我们应用“查询导游”和“窗体导游”差不多。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  如今我们在表/查询上面的下拉框当选择相应的表或查询,还是以“客户信息数据库”为例,首先单击下拉框左面的向下按钮,然后在弹出的下拉选单当选择表“定单信息查询”。右侧的“可用字段”列表框中有了几个字段,如今我们选择要将哪些字段放到“报表”中去。 左侧列表框就是用来显示我们要放到“报表”中去的“选定的字段”。而在这两个表中的4个按钮,则辨别是将左面列表框中的1个或全部字段移动到左面的列表框中、将左面列表框中的1个或全部字段移动到左面的列表框中。而且在左面列表框中的字段的顺序也将反应到“报表”中字段的顺序中去,排在左面列表框后面的字段将在“报表”中靠左,而在列表框中靠后的字段在“报表”中将靠右,当把这些完成当前,单击“下1步”按钮就能够了。

  在这1步中,Access问我们能否要对“报表”添加分组级别,以下图。这个分组级别就是“报表”在打印的时分,各个字段能否是依照阶梯的方式摆设,就像这样。分几组,就有几级台阶。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  当“报表”有多组分组级别时,我们可以利用两个优先级按钮来调剂各个分组级别间的优先关系,排在最下面的级别最优先。 为了理解“分组选项”这个按钮是做甚么用的,我们先将字段“序号”添加为1个分组级别。这时候,这个按钮“分组选项”就由方才灰白色不可用形态变成可用的了。单击这个按钮,这时候会弹出1个对话框,以下图。在这个对话框中我们看到原来这儿可以用来调剂组级字段的分组距离。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  假设不想在“报表”中分组,只需将这个组级字段取消就能够了。如今我们单击“下1步”按钮进入下1步。 这1步要我们肯定记载所用的排序所用的次第,以下图,即肯定“报表”中各个记载依照甚么顺序从“报表”的下面排到上面。假设我们依照序号字段的升序方式停止排序,就会发如今“报表”中,每团体的记载会按序号字段从小到大或从大到小停止摆设。 完成这些,我们就能够单击“下1步”按钮了。

  关于这个数据库,用序号这个字段停止排序曾可以了,但假设我要用“定货公司”停止排序,“定货公司”又有反复的话,就需求应用第2级的排序了。这时候你看用几个字段停止排序就很必要了。

  在这1步要我们肯定“报表”的计划方式。 经过选择“计划”中的方式,可以肯定数据是依照甚么方式来停止计划的,并且可以在对话框左面的视图中看到我们选择的计划方式是甚么样的。选择“表格”方式,这样所用记载都可以显示在1页纸上了,这样就很容易在1张纸上显示他人1切的信息了。以下图。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  假设“定单信息查询”上的信息太长,在1页纸上纵向打印就打不下,可以将纸横着来打,即将方向选项选为“横向”。

  在这1步中还有1个选项“调剂字段宽度使1切字段都能显示在1页中”,为了保证将记载中的每行都打印在1行而不换行,这项常常都是选定的。做完这些,单击“下1步”按钮,显现1个对话框,在这个对话框中,左面列表框中的选项是“报表”可以应用的款式,而右侧的图框则把这类款式的方式显示给我们,以便我们选择。

  单击“下1步”按钮,这1步是“报表”导游的最初1步了。 如今要给这个“报表”指定标题,这个标题将会打印在你的“报表”的左上角。

  假设想在在单击“完成”按钮当前直接看到“报表”的打印预览,则选择“预览报表”;假设想先看到“报表”的设计视图,则选择“修正报表设计”,就能够在设计视图中修正“报表”了。 然后单击“完成”按钮就能够了。

 

浏览新报表

  经过以上步骤建立的报表以下图所示。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  这张“报表”总的看起来还不错,但还有些成绩。能不能将这些“报表”缩小1些? 答案固然是1定的,在屏幕上的鼠标的光标曾是1个缩小镜的面貌,而且在这个缩小镜的两头还有1个“+”号,如今你只需在“报表”上单击鼠标左键,这时候这个“报表”就变大了,而这时候的鼠标光标的那个缩小镜两头的“+”号也曾变成了1个“-”号,表示再单击1下“报表”将减少。

  改动显示比例的大小还可以经过改动模仿显示窗口工具栏上的显示比例文本框中的数据来改动它的大小。如今我在这个文本框中输出“150”然后按键盘上的“Enter”键,就能够使如今的显示比例变成规范显示时的150%的大小了。 只需单击如今窗口工具栏上的“封闭”按钮就能够加入“报表”的打印预览了。

  要修正“报表”,就需求将“报表”由“打印预览”切换到“设计视图”中,固然切换的办法在Access中也根本上是通用的。我们将鼠标移动到工具栏上最右侧的“视图”按钮上,单击鼠标左键,将“报表”切换到设计视图中,如今我们可以修正这个“报表”了。

 

向“报表”中添加文字

  在设计视图中修正“报表”和我们第101局部中在设计视图中修正窗体的办法是根本1样的。 比方想在“报表”的右上角添加1行小字“制造者:某某”,首先你要将工具箱对话框翻开,这个办法在第101局部曾讲过了,报表视图以下图所示。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  将鼠标移动到工具箱上单击“标签”图标,将鼠标移动到“报表”上“‘报表’页眉”栏中的右下角,如今按住鼠标左键,拖动鼠标,当屏幕上显现的矩形虚线框的大小比拟适合的时分放开鼠标左键,这时候在你的“报表”上就显现了1个标签控件。而且它如今正处在可以输出文字的形态下,输出文字“制造者:某某”就能够了。

  在“报表”中移动控件和在窗体上移动是如出1辙的。在“报表”中修正标签控件中文字的字体、大小和色彩也和在窗体中修正这些属性是1样的。而且在OFFICE2000中,要修正这些控件也都是迥然不同的。

 

修正“报表”中值的边框线条宽度及款式

  假设想把这个“报表”也做成数据表中那样,每一个值都有边框线条。则想给哪一个值制造边框线,只需先选中反应这个值的控件,然后在窗口的工具栏上单击“特殊效果”左面的向下按钮,如今将鼠标移动到弹出的选项框中。单击需求的立体效果。

  但此时你仍然看不到边框,这是由于如今这个边框的线条还没有宽度,自然我们如今就没法看见。处理的办法以下:首先还是选中这个控件。然后将鼠标移动到工具栏上的“线条/边条宽度”按钮左侧的向下箭头上,单击这个按钮,在弹出的选项当选择1种标无数字的宽度,留意不要太宽了,适当就好了。单击这个宽度图标,就会看见控件周围都有边框线条了。

 

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

 

调剂“报表”中字段的显示对齐方式

  如今看来还有1个小成绩,有的字段的值地位太接近了。可以将它们之间的间隔拉大1些,而且要和下面的字段名对齐。 我们只需将这些标签控件中的文字居中对齐就能够了。

  假设想要居中对齐的话,首先你先要将“报表”切换为“报表”设计视图,并在设计视图当选择需求停止字段对齐的1切标签控件,然后将鼠标移动到工具栏上的“居中”对齐按钮上,单击这个按钮便可,效果以下图所示。

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页面设置

  在做完这些修正当前,可别忘了保管你的任务啊。

  “报表”就是用来打印在纸上的,那如今我怎样才华将这些“报表”打印出来呢?我们在预览“报表”的时分在工具栏靠左的地位上可以看到1个“打印”按钮,我们只需单击这个按钮就能够将“报表”打印出来了。

  我们在打印之前,先要看看在Access中是怎样设置打印纸的页面状态的。 首先你要将鼠标移动到窗口的主菜单上,单击“文件”按钮,然后在弹出的菜单中单击“页面设置”项,这时候会弹出1个页面设置对话框,以下图所示。

ACCESS数据库基础(十二)数据打印生成数报表方法

  如今我们可以定制打印纸的1些属性。 第1页“边距”中的页边距是打印纸上周围需求空出来的地位。 第2页“页”中,打印方向就是要打印的内容是横着还是竖着打印出来,而打印纸就是指打印时要用到几号纸,第3页“列”中,我们可以建立多列“报表”,可以在“列数”对应的文本框中输出我们将把页面分红几列,并且经过“列间距”改动列之间的间隔,应用列尺寸中的宽度和高度文本框输出数字的办法来定义列的尺寸。而且可以经过列计划中的两个选项来肯定在打印纸上打印出来的1组数据是依照甚么样的计划方式停止放置的。

  当我们把这些都设置好了当前,就能够开端打印了。单击“文件”菜单中的“打印”命令,显现对话框“打印”,在这个对话框中要选定“打印机”选项中的型号。然后在“打印范围”选项中指定打印1切页也许肯定打印页的范围。在“份数”选项中指定复制的份数和能否需求对其停止分页。最初单击“肯定”按钮,就能够打印出来了。

 

补充内容

  在任务和平常生活中,有时常常需求向外发送少许1致规格的函件,信封上的地址和书信内容都极其类似。正是为了通讯的需求,Access提供了建立邮件选项卡的协助导游,它可以疾速地为公司生成通讯时所需的信封地址选项卡或书信内容。

  首先要在数据库窗口当选择选项卡中的“报表”对象,并单击“数据库”窗口上的“新建”按钮,在“新建‘报表’”对话框中,单击列表中的最初1项,即选项卡导游。在此处必须选择选项卡所需数据字段的表或查询,选择终了以后,单击“肯定”按钮,这时候在屏幕上就弹出1个窗口“标签导游”,以下图所示,导游的开端对话框中包括了1个转动式列表框,在这个列表框中列出了所提供的规范选项卡型号,而且每一个公司的选项卡自有1套规范和选项卡所对应的尺寸大小。由于我们通常应用的都是公制,所以在度量单位这1栏当选择公制,而标签送纸的方式就要根据你的实践状态来定了。

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  也能够本人定义标签的大小。单击“自定义”按钮,在弹出的“新建标签尺寸”对话框当选择“新建”按钮就能够在“新建标签”对话框中新建1个标签尺寸了。在这个对话框中需求为新建的标签尺寸取名,并且定义新标签的8个尺寸,完成这些后就能够单击“肯定”按钮,完成对新标签尺寸的定义了。单击“封闭”按钮,这样就能够创建1个新的标签尺寸了。完成第1步,肯定了标签的尺寸,单击“下1步”按钮,如今要求选择标签上文本的字体,在选择完当前,单击“下1步”按钮,在这1步中要求我们输出在标签上将要提供的内容。输出完当前,单击“下1步”按钮,在这1步中肯定按那些字段排序。肯定完排序当前,单击“下1步”按钮,此步为最初1步,在这1步中指定称号,和类似于后面讲的报表导游最初1步的参数设置,效果以下图所示。

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