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ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

来源:网络收集 点击数: 时间:2018-01-31
 
如何翻开1个表

  经过上1课的学习,我们曾会应用表导游建立表了。表虽然是建立好了,但1个空白的表没有任何用处,这1课我们就在建立好的表中输出数据,并学习1些关于表的根本操作。

  往表中添加数据之前要先翻开它,后面曾学过如何翻开1个数据库,首先启动Access,选择“翻开已有文件”,双击“客户订双数据库”翻开它。在数据库窗口中单击“表”选项,可以看到在数据库左侧的“创建办法和已有对象列表”列表框中,除3种创建表的办法以外,还有1个“客户材料表”选项。

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  要翻开这个表有两种办法,1是用鼠标双击这个选项,另外一个办法是先单击这个选项选中它,然后再单击数据库窗口上的“翻开”按钮。翻开这个表以后,我们就开端往外面输出数据。

 

 

如何在表中添加、修正和删除数据?

  我们先在表中输出几个数。 在1个空表中输出数据时,只要第1行中可以输出。首先将鼠标移动到表上的“公司称号”字段和第1行穿插处的方格内,单击鼠标左键,方格内显现1个闪烁的光标,表示可以在这个方格内输出数据了。用键盘在方格内输出“北京兴科”,这样就输出了1个数据。其他的数据都可以依照这类办法来添加。用键盘上的左、右方向键可以把光标在方格间左右移动,光标移动到哪一个方格,就能够在那个表格中输出数据。按1次“→”键将光标移到“联系人姓名”字段内,输出“张刚”两个字。

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  假设输出时显现毛病想改的话,只需按键盘上的方向键,将光标移动到要修正的值所在的方格,也能够直接用鼠标单击,选中方格内的数据,然后用键盘上的“DELETE”键将原来的值删掉,并输出正确的值就能够了。向表中输出数据是1件很细致的任务,千万不能马虎粗心。复杂的表,数据比拟少,出错了容易检讨;假设1张表很大,而且字段类型又比拟复杂的话,输出的值显现毛病,查起来就会10分费事。而且要是没有检讨出来,让毛病的数据留在表中,能够会给任务构成10分严重的结果。

 

怎样让方格中的数据全部显示出来?

  我们常常会遇到这样的成绩:表中的某1列太窄,使输出的值只能看到1局部,怎样让这些字都显示出来呢?有好几种办法可以处理这个成绩。

  1种是将鼠标移动到标题行中“开户行”和“城市”这两个字段的接壤处,假设地位适当的话,鼠标的光标地位可以拖动。按住鼠标左键,向右拖动鼠标来拉长“开户行”字段的宽度,让这个字段中的文字全部显示出来,再松开左键就能够了。

  还有1种办法就是将鼠标移动到“开户行”这个字段的标题上,这时候鼠标的光标会变成向下指的箭头符号,单击鼠标右键,就会弹出1个菜单,单击菜单上的“列宽”命令,显现“列宽”对话框,输出数值来定义列的宽度。

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  也能够单击“最好婚配”按钮,这样这1列的列宽就能够自动停止调剂,保证能将这个字段中最长的值显示出来。完成这些后单击对话框上的“肯定”按钮就能够了。

  在Access中,改动表中文字的字号大小时,表的大小也会按比例随着变化,所以不能用改动字体大小的办法来让文字都显示出来。不拉长列宽 ,也能够加大行高,使那些较长的值多用几行显示。调剂行的高度和调剂列宽度的办法根本类似,也有两种办法,第1种就是将鼠标移动到相邻两行之间,这时候鼠标变成可拖动外形,按住鼠标左键,上下拖动鼠标调剂行的高度;第2种办法是将鼠标移动到某1行上,单击鼠标右键,在弹出的菜单里用鼠标单击“行高”命令,在显现的“行高”输出栏中输出1定的数值来改动行的高度。完成后单击“肯定”按钮,这时候其它行的高度也改动了,由于在表中各个记载都是相干的,调剂1行的行高,其他行的行高都会相应调剂,以坚持各行的高度1样。

 

怎样在表中拔出、删除和移动字段

  假设在创建表的时分遗忘了某项内容,如今也能够再把它加出来,只需在原来的表中再添加1个字段就能够了。在已有的表中不只能添加字段,而且还可以删除字段。

  我们可以在“公司称号”与“联系人姓名”两个字段之间参加1个“公司地址”字段。首先把鼠标移动到“联系人姓名”字段的标题上,鼠标光标变成1个向下的箭头,单击鼠标右键,在弹出的菜单中单击“拔出列”命令。这样就在“联系人姓名”字段后面拔出了1个新的字段。新拔出的字段名是“字段1”而不是“公司地址”,由于我们还没有给它指定称号,“字段1”是Access自动给的称号。要改动字段名,可以将鼠标移动到“字段1”的标题处,双击鼠标左键,标题就变成可以修正的了。将“字段1”3个字改成“公司地址”,完成后敲键盘上的回车键。这样“公司称号”和 “联系人姓名”两个字段之间多了1个叫“公司地址”的字段。

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  要想删除表中的某个字段,可以先将鼠标移动到这个字段的标题处,这时候鼠标变成向下的箭头,单击鼠标右键选中这个字段,全部字段都变成黑色并弹出了1个菜单,单击菜单上的“删除列”,这时候屏幕上弹出对话框,提出能否肯定要删除这个字段及其中的数据。单击“是”按钮可以将“字段1”删除。但在删除字段时要留意,在删除1个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除,所以当履行这个操作时,1定要看清楚,避免由于误删把有用的数据都丧失了。

  假设想在数据表中调剂“邮政编码”字段的地位,首先将鼠标移动到“邮政编码”字段的标题处,鼠标变成向下的箭头,单击鼠标右键选中这个字段,等它都变成黑色后,按住鼠标左键,拖动到字段“公司地址”的前面,松开左键,这个字段就移动到“公司地址”的前面了。

 

怎样在表中“复制”和“粘贴”数据

  在“城市”和“省分”两个字段里,有很多反复的内容,每次都输出1遍显得10分费事。我们可以结合“复制”和“粘贴”数据两个命令将1个数据块很方便地放到很多地位上去。

  首先翻开Access 2000的“剪贴板”,单击“视图”菜单,将鼠标移动到“工具”选项上,在“工具”选项左侧弹出1个菜单,单击下面的“剪贴板”命令,屏幕上显现1个“剪贴板”对话框。

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  “复制”和“粘贴”命令,就是将1些数据“复制”到“剪贴板”上,然后再将这些数据从“剪贴板”上“粘贴”到我们需求用到这些数据的地位上。选中表里的某个数据后,在它下面单击鼠标右键,并单击弹出菜单上的“复制”命令,选中的内容就被“复制”到了剪贴板上,然后将鼠标移动到1个新地位上,单击鼠标将该地位作为“粘贴”数据的起始地位。然后在剪贴板上单击表示这段数据的按钮,这个数据就被“粘贴”到新地位上了。

  在Access2000中,1次复制的数据最多可达102个,这样我们就能够先在剪贴板上复制102段数据,然后再单击代表不同数据的按钮将它们辨别“粘贴”到表中的不同地位上,改动了过来1次只能“复制”1个数据,“粘贴”1个数据的情况。

 

怎样让表中的1些列总是显示出来?

  把1切的数据都输出到表中以后,我们就能够方便的在Access中检查数据了,但假设1个表太长,看到后面的内容,前面的就看不到,有时看到前面的数据时,又想不起来前面格子里的数据究竟是哪一个公司的,就只好将“转动条”再移动到最后面,看看这些数据对应的“公司称号”。这时候我们可让最后面的“公司称号”列不断显示。

  这个在Access2000中可以经过“解冻列”的办法来完成,解冻后的列不会随着转动条的拖动而移动。要在表中解冻几个列,只需先将这几个列选中,然后单击“格式”菜单中的“解冻列”命令,

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  这样选中的列就被解冻了。假设不需求再让这些列处于解冻形态,只需单击“格式”菜单中的“取消对1切列的解冻”命令,就能够了。

 

怎样在表中隐藏列

  为了让表中的某些列不断显示在屏幕上,可以将这些列解冻,但有时分为了将次要的数据字段列保存在窗口中停止观察,我们可以将暂时不需求的数据字段隐藏起来。将鼠标移动到需求隐藏列的字段标题处,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对1个列的隐藏,先将鼠标移动到表之外的任何中央,单击鼠标右键,然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令,弹出“撤消隐藏列”对话框以下图:

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

  “撤消隐藏列”对话框的列表框中列有表的1切字段,而且每一个字段后面都有1个方框,没有隐藏的列后面的方框中有“√”号,而隐藏了的列后面的方框中是空的。要取消对1个列的隐藏,只需单击这个列后面的方框,使它外面显现1个“√”符号,就能够取消隐藏。完成当前单击对话框上的“封闭”按钮。

 

怎样应用工具栏上的工具对表停止操作?

  在窗口工具栏上有很多按钮,右侧第1个工具按钮是用来切换表的不同视图的,它的详细内容在下1课将停止比拟详细的解说。前面的几个普通都知道是用来做甚么的。“拔出超级链接”命令在本课的“补充”中有比拟详细的解说。

  “升序”和“降序”是指表中的各个记载依照1定的顺序停止摆设。单击“升序”按钮后1切记载依照从小到大的方式摆设,单击“降序”按钮后1切记载依照从大到小的方式停止摆设。闪烁的光标位于哪一个字段,就以那个字段的值作为辨别大小顺序的规范。例如当光标在“序号”字段内时,单击“升序”工具按钮,则表中的各个记载依照“序号”字段中的数字从小到大的顺序停止摆设,而当光标在“公司称号”字段中时,单击“升序”工具按钮,则表中的各个记载依照“公司称号”字段中文字的拼音顺序从前到后停止摆设。

  在工具栏上有3个“挑选”按钮,它们是“按选定内容挑选”、“按窗体挑选”和“使用挑选/删除挑选”按钮。举个例子说,将光标移动到字段“城市”的1个值“北京”所在的方格内后,单击“按选定内容挑选”按钮停止挑选,这时候只要在字段“城市”中的值是“北京”的记载才显示出来,而其他的记载都不见了。单击“删除挑选”按钮,其他的记载又都显示出来。选中表中的某个方格时,这个方格内的数据值就成为停止挑选操作的“规范”,单击“按选定内容挑选”按钮后,Access就会将该字段上具有异常内容的记载“挑选”出来,而将其他的记载先隐藏起来。单击“删除挑选”可以把这个“挑选”功用取消。还有1个按钮是“按窗体挑选”按钮,单击这个按钮,你会发现表中只剩下了1个记载,在方格的右边显现1个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮,就会发现它是个“组合框”的下拉箭头,下拉框中包括了这个字段中1切的值。在下拉框中单击1个选项,再用鼠标单击“使用挑选”按钮,与选中的值相干的整条信息就都显示了出来。

  终了语:在这1课中,我们将数据添加到1个表中,在这个进程当中还学会了在表中添加、删除和移动字段,在表中复制、粘贴和移动值,并且掌握了解冻、隐藏表中的列,学会了对表中的数据停止挑选操作。假设还想在表中输出声响或图象,可以仔细看看课后的补充。

 

ACCESS数据库基础(六)在表中输入数据方法

 

补充内容

补充1:怎样在数据表中输出图片、声响和影象

  要想在数据表中拔出图片、声响和影象,首先要在设计视图中把需求输出这些数据的字段的数据类型定义为“OLE对象”,然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的1个记载,在弹出的菜单当选择“拔出对象”,这时候显现“拔出对象”窗口,在窗口当选择要拔出的对象的类型或要拔出的对象的文件名,要拔出图片就坚持“新建”选栏被选,并在对象类型这个列表栏当选择1种图片格式;假设要拔出声响就在这个列表栏当选择“声响”;假设要拔出影象就在这个列表框当选择“影象剪辑”,然后单击肯定按钮。假设要在这个值中参加特定的1个图片、声响或影象文件,就需求在“拔出对象”窗口当选择“由文件创建”,并经过单击“浏览”按钮,在浏览窗口中找到需求放置的文件,双击将它选定。单击“肯定”按钮加入“拔出对象”窗口,这时候表的相应地位就显现了要拔出的文件的文件名,双击文件名,就能够看到或听到相应的文件了。

补充2:在表中建立超级链接

  在表中想拔出超级链接,需求将相应字段的字段类型定义为超级链接,然后在表的数据表视图中单击要建立超级链接的值将它选定,再单击鼠标右键,在弹出的菜单当选择“超级链接”,并在弹出的更下1级菜单当选择单击“编辑超级链接”选项。这时候弹出“拔出超级链接”的窗口,在“请输出文件称号和WEB页称号”上面的方框中输出想要链接的文件称号和WEB页的称号。单击“肯定”按钮就能够在表中建立1个超级链接了。这时候用鼠标单击超级链接的称号零碎就会调出INTERNET浏览器造访WEB页面了。

补充3:怎样设置数据表格方式

  Access的数据表可以有很多种格式,用鼠标单击“格式”菜单中的“数据表...”命令,弹出“设置数据表格式”对话框,在这个对话框中就能够设置数据表的格式,像“单元格效果”、“网格线显示办法”、“背景色彩”、“网格线色彩”、“边框及线条款式”5个次要选项,经过这些选项所做的修正可以在“示例”栏预览后果。单击“肯定”按钮就能够看到Access数据表的格式曾改动了。

补充4:应用查找按钮。

  在应用数据库的时分有时需求检查或修正1些表中的数据,假设表很大,1行行地找相应的数据项会10分费事。这时候就要求有1个查找工具能协助我们疾速地找到需求的数据内容地位,在Access2000中,“查找”命令可以协助完成这个功用。在1个表中,当我们需求查找某个值时,用鼠标单击工具栏上的“望远镜”按钮,弹出1个对话框,在对话框中先要选择需求查找的数据值的“查找范围”,然后选择婚配的内容,以后再输出相应的查找“内容”,输出完当前单击“查找下1个”按钮,这样就能够在全部表中找出第1个相应的数据值,假设这个数据值不是所需求的,再单击“查找下1个”按钮,重复履行就能够找到所需求的数据值的地位。单击“取消”按钮,就能够对找到的值停止操作了。在单击“查找”按钮后,会看到弹出的对话框中还有1个“交换”选项卡,切换到这1页,就能够在数据表中查找某个数据并用其他的数据交换它。在交换文本框中输出的就是交换的内容,当只需交换1个数据值时,只需单击对话框上的“交换”按钮就能够了,假设要将具有这个数据值的1切记载都交换,则要单击“全部交换”按钮,这样1切的数据值都被新数据值交换了。

 

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